Zapytanie ofertowe

laptop z wyświetlającą się stroną Bazy konkurencyjności

Stosowanie przejrzystych kryteriów w zapytaniach ofertowych, dających równe szanse wykonawcom, uchroni nas przed korektami finansowymi. Same dobre chęci nie wystarczą. Trzeba jeszcze uważać na procedury dotyczące np.: określenia minimalnego terminu, sposobu składania ofert czy miejsca ogłoszenia zapytania ofertowego, jak i wyników postępowania.  

Wszyscy słyszeliśmy o skomplikowanym Prawie zamówień publicznych (Pzp). Jeśli nie musimy go stosować podczas realizacji naszego projektu, nie oznacza to automatycznie, że nie obowiązują nas już żadne procedury. Zamówienia poniżej progów określonych w Pzp mogą być objęte zasadą konkurencyjności. W poprzednim numerze, w artykule „Zasada konkurencyjności – jak wybrać procedurę?”, informowaliśmy, kto i w jakich sytuacjach musi stosować zasadę konkurencyjności. Ważnym etapem, który został przedstawiony we wspomnianym materiale, jest szacowanie wartości zamówienia. Przyjmujemy zatem, że nasze zamówienie, które wpisuje się w realizację wspartego z RPOWZ projektu, ze względu na swą wartość i przedmiot podlega rygorom opisanym w zasadzie konkurencyjności (jest ona omówiona w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020; dalej: Wytyczne).

Bartłomiej Kardas, zastępca dyrektora, Wydział Organizacji i Rozwoju Zasobów Ludzkich UMWZ: Obowiązkiem jednostek sektora finansów publicznych jest przestrzeganie przepisów ustawy o finansach publicznych niezależnie od wartości zakupów. Wydatki powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, przy zachowaniu zasad uzyskiwania najlepszych efektów i przy optymalnym doborze metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Dlatego należy wykazać należytą staranność, m.in. przez jednoznaczne zdefiniowanie potrzeb, transparentne poszukiwanie dostawców, zapraszanie do udziału jak najszerszego kręgu wykonawców. Powszechną praktyką jest opracowywanie wewnętrznych reguł dla zakupów wyłączonych spod obowiązku stosowania Pzp, które w przypadku wydatków finansowanych ze środków unijnych powinny także uwzględniać regulacje wynikające z Wytycznych. Nakładają one szereg wymagań, które nie występują przy zakupach finansowanych ze środków własnych zamawiającego. Ścisłe stosowanie się do reguł określonych Wytycznymi jest niezwykle istotne. Ich nieprzestrzeganie grozi uznaniem danego wydatku w całości lub w części za niekwalifikowalny.

Termin 

Przygotowując zapytanie ofertowe, bierzemy pod uwagę szacunkową wartość i przedmiot zamówienia (czy są to dostawy, usługi, czy też roboty budowlane). Od tego bowiem zależy termin, który wyznaczymy wykonawcom na złożenie ofert (precyzuje go tabela). Musimy być przy tym bardzo uważni. Nieprawidłowe wyznaczenie terminów składania ofert może skutkować uznaniem wydatków za niekwalifikowalne przez instytucję kontrolującą projekt. Odstępstwa w tym zakresie mogą kosztować nas pomniejszeniem dofinansowania o 2% wartości. Co więcej – ten ubytek w budżecie projektu będziemy musieli uzupełnić z własnych środków.

Minimalny termin składania ofert uzależniony od wielkości i rodzaju zamówienia 7 dni dla dostaw i usług o wartości szacunkowej niższej niż 209 000 euro 14 dni dla robót budowlanych o wartości szacunkowej niższej niż 5 225 000 euro 30 dni • dla zamówień na roboty budowlane o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej 5 225 000 euro • dla zamówień o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej 209 000 euro w przypadku zamówień na dostawy i usługi

Opis przedmiotu zamówienia 

Używajmy określeń jednoznacznych, ale unikajmy nazw konkretnych marek (znaków towarowych), wyrobów czy patentów. Tylko w wyjątkowych sytuacjach takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia, ale i wtedy należy dopuścić rozwiązania równoważne.

Przykładowo: jeśli zamawiamy sprzęt komputerowy czy audiowizualny, możemy wskazać jego minimalne parametry i wyposażenie (np. wielkość pamięci RAM, rozmiar matrycy), ale nie wolno nam wymieniać nazw modeli, które takie parametry spełniają. Warto już podczas szacowania ceny upewnić się, że komputery w konfiguracji, jakiej wymagamy, są dostępne na rynku. Opis można uszczegółowić i zamieścić na stronie internetowej w formie załącznika.

Warunki udziału w postępowaniu 

Określanie warunków udziału w postępowaniu nie jest obowiązkowe, ale ich wprowadzenie uprawdopodobni, że zgłoszą się wykonawcy zdolni do realizacji zamówienia z należytą starannością. Nie stawiajmy jednak warunków przewyższających wymagania wystarczające do należytego wykonania zamówienia. Nie jest np. uprawnione wymaganie od wykonawcy, by miał doświadczenie w realizacji zamówień, które są wspierane z Funduszy Europejskich.

Kryteria oceny oferty  

Obligatoryjnym kryterium jest cena. Gdy jest ona jedynym kryterium, jego waga wynosi 100. Wówczas – przy założeniu, że oferenci spełniają warunki udziału w postępowaniu – najniższa podana cena decyduje o wyborze oferty.

Ale zastanówmy się, czy zasadne byłoby wprowadzenie dodatkowych kryteriów oceny ofert, takich jak: jakość, funkcjonalność, aspekty środowiskowe, społeczne, doświadczenie zespołu realizacyjnego, gwarancje serwisowe, wzrost wskaźników itp. Często jako dodatkowe kryterium zamawiający wpisują skrócenie czasu realizacji zamówienia. Należy sobie jednak zadać pytanie, czy dodanie go nie wpłynie negatywnie na jakość usługi, dostawy lub robót budowlanych. Pewnych procesów po prostu nie da się przyspieszyć.

Jeśli poza ceną wprowadzamy dodatkowe kryteria, przypiszmy wszystkim odpowiednią wagę, by zoptymalizować korzyści płynące z realizacji zamówienia. Przykładowo: ważne jest dla nas zwiększenie wskaźników dotyczących oglądalności strony, poprzez którą promujemy naszą nową usługę lub produkt. Określmy więc, w jaki sposób będą przyznawane punkty za spełnienie danego kryterium (przykład w tabeli).

Kryterium Punktacja Sposób przyznawania punktów w poszczególnych kryteriach cena do 70 iloraz ceny oferty najtańszej do ceny oferty badanej, mnożony przez 70 wzrost liczby odwiedzin strony www ponad wymagane 20 tys. do 30 • wzrost odwiedzin o min. 5 tys. – 10 punktów • wzrost odwiedzin o min. 7 tys. – 20 punktów • wzrost odwiedzin o min. 9 tys. – 30 punktów

Opis stosowania każdego z kryteriów należy sformułować jednoznacznie i precyzyjnie, by każdy oferent, który dołoży należytej staranności, interpretował go w jednakowy sposób.

Inne elementy opisu 

Jeśli zamierzamy dopuścić możliwość dokonywania zmian, musimy tę informację zamieścić w zapytaniu ofertowym. Formułujemy wówczas warunki istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia. Powinniśmy też poinformować wykonawców, czy dopuszczamy możliwość składania ofert częściowych lub wariantowych (w takiej sytuacji zamieszczamy minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe, wraz z wybranymi kryteriami oceny). Opis powinien zawierać informację na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych. Chodzi o uniknięcie konfliktu interesów (opisują to punkty 2 i 3 podrozdziału 6.5.2 Wytycznych). Termin przewidziany na realizację zamówienia powinniśmy tak wyznaczyć, by umożliwiać wykonawcom pełną realizację zamówienia, licząc od dnia podpisania umowy.

Publikacja zapytania  

Zapytanie ofertowe publikujemy za pośrednictwem Bazy Konkurencyjności, w której ogłoszenia są uporządkowane według kategorii. Po opublikowaniu zapytania we wspomnianej bazie nie ma obowiązku zamieszczania go także na własnej stronie internetowej. Można to zrobić, by poprawić dotarcie do wykonawców lub dostawców. Na wypadek kontroli zbierajmy dowody z naszych działań („zrzuty” ekranu, kopie).

Warto zrobić to dobrze 

W trzymaniu się procedur chodzi nie tylko o uniknięcie korekt finansowych, ale przede wszystkim o wyłonienie oferty, która zagwarantuje nam wybór dobrego dostawcy czy wykonawcy robót budowlanych lub usług. Od tego zależy przecież osiągnięcie zakładanych w projekcie rezultatów. Włóżmy zatem odpowiednio dużo wysiłku w stworzenie zapytania ofertowego, bo to nam się zwyczajnie opłaci.

Jerzy Gontarz